Hace un tiempo que vengo pensando en recopilar un poco las herramientas que venimos utilizando para trabajar en ILDA, dado que suele ser una pregunta que nos hacen frecuentemente. Particularmente, en estas circunstancias pandémicas donde el #COVID-19 está obligando a muchos colegas y organizaciones a tener que trabajar remoto, nos parecía una buena oportunidad para compartir esto que dentro de todo nos sirve a nosotros.

La pregunta sobre qué herramientas utilizamos para trabajar surge cuando comentamos que el equipo que coordina la organización no comparte oficina, muy por el contrario, estamos dispersos en varios países. Fabrizio trabaja desde Montevideo, Ana Sofía desde San José y Silvana y yo desde Buenos Aires (y aunque estamos en la misma ciudad, es más posible que nos juntemos a comer un asado que para una reunión laboral). Tenemos además algunas personas que nos dan una mano en tareas de soporte o proyectos específicos como Teté que lo hace desde Canadá, y ni hablar de nuestras investigadoras, Carla y Javiera están en Londres y Gisele en Sao Paulo, así como colaboramos en proyectos con organizaciones alrededor de todo el globo. Esto abre otro nuevo reto que no es menor, la coordinación a través de diversas zonas horarias. Fabri, Sil y yo estamos en la misma (GMT-3) pero Ana está a 3 horas de distancia, con lo cual muchas veces ella llega a conversaciones arrancadas en nuestro chat, así como también sigue activa cuando nosotros ya estamos descansando o dedicando tiempo a otras tareas.

Más allá de las veces que tenemos la suerte de poder compartir espacios físicos, vernos la cara e interactuar en persona (tratamos de hacer esto lo más posible, al menos dos o tres veces al año), tenemos algunas herramientas clave que usamos a diario:

• – Google Suite: probablemente será obvio para la mayoría, pero no necesariamente lo es para todo el mundo. Nuestros correos electrónicos son versiones de Gmail con el dominio de la organización y cada uno además tiene asignado un espacio en la nube de Drive. La mayoría de nuestros proyectos viven allí. Principalmente utilizamos Docs y Sheets para la gestión diaria y la producción de reportes e informes (o este post por ejemplo). Slides nos sirve para compartir dentro del equipo las presentaciones que utilizamos y para respetar las guías de estilo en función del template que tenemos. Forms es también parte central de algunas de nuestras tareas, ya que nos sirve para sistematizar feedback de algunas de nuestras acciones, así como para recibir aplicaciones en las convocatorias que lanzamos.
• – Google Calendar y Meet: más allá de que son apps del ecosistema de Google, desde mi punto de vista merecen una mención aparte, dado que la combinación de ambas es central para nuestro día a día. No sólo compartimos calendarios entre los miembros del equipo, lo que nos ahorra una gran cantidad de idas y vueltas para armar reuniones, sino que la funcionalidad de que cada evento que creamos tenga habilitado un espacio para poder tener reuniones a través de Meet es clave. 
• – Slack: luego de varios idas y vueltas hemos adoptado Slack como plataforma de comunicación interna. Antes utilizábamos grupos de Telegram, pero este año decidimos pasarnos a Slack. La verdad que para un equipo como el nuestro creo que es bastante mejor, permite sumar a personas por canales de conversación, y más allá de que estamos en la constante lucha por no tener mil canales, muchas veces sirve tener compartimentadas las conversaciones. Además el servicio de llamadas interno suele ser bastante estable (más que Telegram al menos) y las integraciones con otras apps prometen potencial, aunque todavía no hemos encontrado grandes utilidades por allí.

Si, Google y Slack, podría haber sido más resumido esto quizás, pero quería profundizar un poco en por qué Google y Slack. De hecho hemos probado otras herramientas. Tuvimos un infructuoso paso por Monday para gestión de tareas y no terminó sirviéndonos, así como elegimos pasar de Telegram a Slack. Hay apps que usamos para cosas mucho más puntuales como Expensify para gestión de gastos en casos de viaje (claramente no la vamos a usar por un tiempo), Github para los proyectos que incluyen código y seguro alguna otra que se me escapa. Respecto de los costos, todo lo que utilizamos tiene versiones gratuitas, particularmente en nuestro caso pagamos la Suite de Google y Slack. Cabe aclarar que ambas tienen programas con descuentos y beneficios para organizaciones sin fines de lucro (non-profit).

Este post resume muy brevemente algunas de las herramientas que utilizamos en nuestra organización para poder trabajar de forma remota. Aunque también hay organizaciones que usan las mismas estando en la misma sede física, para nosotros es indispensable usarlas por nuestras ubicaciones dispersas. En este sentido hay algunos mitos sobre el trabajo remoto que quizás pueda servir repasar como para cerrar este post y seguir esparciendo el amor datero por ahí.

• – Trabajo remoto es trabajo. Por más que uno pueda estar en la casa o en un bar o en una plaza, debe poder concentrarse y enfocar (un buen par de auriculares es una inversión clave en este sentido). En mi caso otra herramienta que me sirve mucho es Toggl, que utilizo para llevar registro de cuánto tiempo le voy dedicando diariamente a los proyectos.
• – En el caso de los que somos padres o madres, esto implica a veces tener que cerrar la puerta y escuchar sus manitos golpearla y hasta algún llanto. Se nos estruja el corazón, pero al menos cuando cortamos con la llamada o tarea, están sólo a una puerta de distancia.
• – Una última recomendación, es que no trabajen en pijamas. Construyan rutinas y separen los tiempos de trabajo y de ocio, aunque sean en el mismo espacio.